Jak skutecznie prowadzić wideokonferencję?

Wideokonferencja to już nic nowego. Na tę formę komunikowania się z klientami i kontrahentami decyduje się już niemal każda firma – to zdecydowanie wygodniejsze i tańsze rozwiązanie, zwłaszcza gdy mówimy o współpracy międzymiastowej czy międzynarodowej. Jak jednak sprawić, by wideokonferencja https://www.axium.pl/oferta/wideokonferencje/ była efektywna? Podpowiadamy, jakie są zasady dobrego prowadzenia wideokonferencji.

Przede wszystkim ważny jest czas. Szanowanie czyjegoś czasu to wyraz szacunku do tej drugiej osoby. Zatem wyznacz konkretną godzinę, o której wideokonferencja ma mieć swoje miejsce. Pamiętaj, by nie czekać na spóźnialskich, jeśli nie zatrzymało ich coś naprawdę ważnego. To szczególnie istotne, gdy mówimy o regularnych wideokonferencjach – w przeciwnym razie te osoby zawsze będą się na nie spóźniały. Pamiętaj również o pilnowaniu czasu poszczególnych części, które zaplanowałeś.

Nie mniej istotne jest to, by wideokonferencja zakończona była wnioskami i notatkami dla jej uczestników. Dlatego wyznacz już wcześniej osobę, która będzie odpowiedzialna za notowanie.

Pamiętaj, że wideokonferencja musi być rozpoczęta we właściwy sposób. Przywitaj się zatem i sprawdź, czy wszyscy, którzy mieli się pojawić, są już dostępni online. Przedstaw sobie osoby, które dotychczas nie miały okazji się poznać. Pamiętaj, że twój nastrój udziela się pozostałym. Na początku powiedz również, jakiego tematu dotyczy konferencja i nie zapomnij przedstawić agendy. Mile widziane jest również wyraźne przedstawienie zasad, które obowiązują podczas trwania wideokonferencji.

Jednym z największych wyzwań, jakie stawia przed tobą twoja wideokonferencja, jest aktywizowanie uczestników. Nie możesz bowiem dopuścić do sytuacji, w której mówisz tylko ty. To nie wystąpienie publiczne, które ma dodać ci blasku i chwały, a rozmowa. Dlatego nie bój się pytać o zdanie innych jej uczestników, wymieniając osoby z imienia i nazwiska. Bardzo skutecznym sposobem na aktywizację uczestników jest podsumowanie każdego punktu, wokół których kręci się wideokonferencja – wtedy bez żadnych przeszkód możesz poprosić każdego z jej uczestników o zdanie.

Okazuje się jednak, że wideokonferencja ma zupełnie odwrotny problem – zbyt aktywnych uczestników. Jeśli i u ciebie taki się znajdzie, jako prowadzący masz prawo w którymś momencie pozbawić daną osobę dostępu do mikrofonu. Niemniej jednak ważne jest, byś wcześniej ją o tym poinformował w sposób kulturalny. Wideokonferencja ma być czasem wykorzystanym wartościowa, nie bezsensowną dyskusją.

Bardzo ważne jest także to, by długa wideokonferencja miała w swojej agendzie przewidziane przerwy dla uczestników, którzy chcą na chwilę wstać, napić się ciepłej kawy, wyjść na papierosa. Pamiętaj jednak, by ich nie przeciągać, bo wideokonferencja nie skończy się wtedy o czasie.